PRIVACYVERKLARING TOM MEDIATION EN CONFLICTMANAGEMENT
Tanja van Mazijk en Marion Uitslag
INLEIDING
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG brengt meer verplichtingen mee voor organisaties die gegevens verwerken. Men moet met documenten kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen hebben genomen om aan de AVG te voldoen (‘accountability’). TOM Mediation (hierna: “TOM”) voldoet aan alle vereisten. Dat kunt u nalezen in onderstaande privacyverklaring.
PRIVACYVERKLARING
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens (hierna: “gegevens”) van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die contact met ons hebben. TOM is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens, en betracht daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid.
Welke gegevens verwerken wij, en met welk doel?
Indien u een opdracht aan TOM verstrekt, verwerkt TOM uw gegevens. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens. Verder gaat het om gegevens die relevant zijn voor het dossier, waaronder ook gegevens die nodig zijn voor de facturering, zoals uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens. Soms worden er ook gevoelige en/of bijzondere gegevens verwerkt tijdens het mediationtraject. TOM kan de opdracht niet uitvoeren zonder verwerking van uw gegevens, en vraagt daarom uw toestemming voor het verwerken daarvan (zie ook de mediationovereenkomst). U geeft uw toestemming door ondertekening van de mediationovereenkomst. U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
TOM verwerkt geen gegevens afkomstig van bezoek aan onze website (cookies, IP-adressen etcetera). Het kan voorkomen dat TOM uw e-mailadres gebruikt om u af en toe een persbericht te sturen of om u uit te nodigen voor een evenement. Indien u deze berichten of uitnodigingen niet wenst te ontvangen kunt u dat bij ons aangeven.
Hoe lang bewaart TOM uw gegevens?
TOM bewaart mediationdossiers in beginsel tot twee jaar na afloop van de mediation. Daarna worden ze in een archief opgeslagen om te voldoen aan de eisen van onze beroepsgroep en aan de wettelijke bewaartermijnen. De administratie wordt bewaard conform de fiscale bewaarplicht (zeven jaar na afloop van het boekjaar).
Met wie delen wij uw gegevens, en hoe worden uw gegevens beveiligd?
Uw gegevens worden alleen met derden gedeeld in het kader van onze dienstverlening. Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de Mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Mediation in strafzaken
Indien de mediation een verwijzing betreft van een gerechtelijke instantie zal het mediationbureau van het betreffende gerecht worden geïnformeerd over de uitkomst (al dan niet geslaagd) en het tijdsverloop van de mediation. Na afronding van een mediation in strafzaken (u bent dan doorverwezen door mediationfunctionaris van de Rechtbank om deel te nemen aan mediation) sturen wij de stukken terug naar de mediationfunctionaris die er vervolgens voor zorgt dat de stukken bij het strafdossier worden gevoegd. Verdere informatie wordt niet verstrekt aan het mediationbureau tenzij daarvoor toestemming is gegeven en vastgelegd.
Als u gebruik maakt van een toevoeging gelden de voorwaarden van de Raad voor Rechtsbijstand voor het verstrekken van gegevens waarmee is ingestemd bij het aanvragen van een toevoeging.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
- Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
- Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
- Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over uw rechten zie de AVG (artikelen 15-20).
Vragen?
Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 06-300 72 967 of e-mail: tanjavanmazijk@gmail.com.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie januari 2020
Tanja van Mazijk en Marion Uitslag